Amis actifs, Bonjour !

Bienvenue dans les petites chroniques de Cindy, les conseils Tremplin pour booster votre carrière !

Me voici très heureuse de vous retrouver ce jour pour partager avec vous 3 recommandations clefs susceptibles de faciliter le recours à la visioconférence !

En raison de la crise sanitaire, les outils de visioconférence et les réunions à distance ont depuis plusieurs mois le vent en poupe. L’exercice ne doit cependant pas s’improviser car il ne répond pas aux mêmes règles que les réunions en présentiel. Découvrez de ce pas comment organiser votre visioconférence le plus simplement du monde !

La période de confinement l’a démontré : les réunions à distance sont indispensables pour maintenir le lien avec les collaborateurs, collègues, partenaires ou clients. Pour que l’exercice soit réussi, le premier réflexe doit être celui de bien choisir ses outils de visioconférence.

Il est ainsi possible, en fonction de vos besoins, de se tourner vers des outils de visioconférence gratuits. C’est le cas du logiciel Skype, voire même de WhatsApp si la réunion se fait via Smartphone. Certains applicatifs de visioconférence en ligne peuvent aussi se montrer intéressants, à l’image de Google Meet (gratuit jusqu’à 100 personnes), de Whereby (acceptant jusqu’à 4 participants) ou encore de Zoom (gratuit pendant 40 minutes ou au-delà si cela seulement deux personnes en ligne) ;

Attention par ailleurs à ne pas négliger le matériel. Bien qu’un Smartphone suffise, il est préférable d’opter pour un ordinateur pour les réunions longues. A noter qu’il est important de s’assurer que les participants disposent bien d’une webcam et d’un micro intégrés. 

Lorsque l’on souhaite organiser une réunion en ligne, il est primordial de tenir compte de l’organisation temporelle : en raison de stimuli plus nombreux, le temps d’attention des participants est moins important en visioconférence qu’en présentiel. Raison pour laquelle il est recommandé de limiter les réunions à 1h ou 1h30 maximum ! Il faut également prévoir des pauses plus nombreuses qu’à l’accoutumée, lesquelles permettront aux participants de reposer leurs yeux, en se rendant aux petits coins ou en allant prendre un café.

A noter qu’il est nécessaire d’envoyer les accès ou lien de la réunion, au moins 48 ou 72 heures avant cette dernière, afin de s’assurer qu’elle soit bien intégrée à l’agenda de chacun !

Vous voici désormais armés pour débuter les visio conférences !

Rdv prochainement pour une nouvelle chronique en lien avec le monde passionnant du travail pour découvrir les leviers susceptibles de motiver vos équipes !

Belle journée à toutes et à tous et à très bientôt pour de nouvelles aventures Pro !