Me voici très heureuse de vous retrouver ce jour en vue de découvrir comment s’exprimer au mieux une fois le combiné de téléphone en main !

Le téléphone est devenu un outil vital pour communiquer : Dans le cadre de notre vie professionnelle, lors de son utilisation, nous représentons l’image de l’entreprise.

A ce titre, nous devons savoir maîtriser cet instrument et l’utiliser avec méthode et courtoisie. Une communication bien établie obéit en effet à plusieurs règles.

Mais quelles sont-elles ?

Il convient tout d’abord de recourir aux règles élémentaires de politesse, sachant que l’intonation de la voix permet à notre interlocuteur de déceler immédiatement si nous sourions et si nous souhaitons ou pas l’aider.

Il convient par ailleurs d’écouter : d’écouter attentivement ce que dit notre correspondant et de lui parler en retour d’une voix naturelle et de façon distincte.

Il est par ailleurs important de personnaliser la relation en mentionnant bien le nom de son interlocuteur et en ne se contentant pas d’un simple bonjour Monsieur ou Bonjour Madame.

Pour noter au mieux les appels entrants et transmettre avec pertinence les messages, les instruments indispensables sont le papier et le stylo.

Prenez le message complet, notez correctement le nom de votre correspondant ainsi que celui de sa société, n’omettez pas de prendre ses coordonnées (téléphone, mail, adresse en fonction des besoins), la date et l’heure de l’appel ayant aussi leur importance en vue de mieux appréhender les urgences.

Avant de raccrocher, reformulez l’ensemble de ces informations afin d’éviter toute erreur.

Pensez à systématiquement rappeler votre correspondant si vous vous êtes engagé à le faire et en respect de la fourchette horaire indiquée.

Toutefois, mises à part les règles élémentaires énumérées ci-dessus, il ne faut pas oublier les mots magiques tels que bonjour, au revoir, s’il vous plaît, merci, je vous en prie, je suis désolée, le tout avec une voix chaleureuse quand bien même nous serions mal lunés !

N’oubliez pas que tout appel est important et que vous représentez l’image de l’entreprise.

A proscrire de fait, le fait de manger ou de mâcher du chewing-gum, de parler trop fort, de couper la parole à votre interlocuteur ou encore de se laisser distraire par l’environnement.

Vous voici désormais armés pour des échanges téléphoniques sereins et enjoués ! 

Belle journée à toutes et à tous et à très bientôt pour de nouvelles aventures Pro !